گزارش هیأت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران استان قم

بسمه تعالی

اکنون و با ورود به ششمین ماه اجرای شیوه نوین تقسیم اسناد دولتی  و با تبریک ایام خجسته اعیاد ماه ذیحجه خصوصا عید سعید غدیر خم خدمت همه همکاران عزیز سردفتر و دفتریار ، هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران استان قم به عنوان مجری تقسیم اسناد دولتی موارد زیر را به استحضار می رسد:
1- هیات مدیره کانون ضمن حمد و سپاس بیکران به ساحت مقدس ربوبی به واسطه توفیق انجام وظیفه به منطوق شریف "من لم یشکر المخلوق لم یشکر الخالق" مراتب سپاس و قدردانی خود را از همه بزرگوارانی که در این مسیر یاریگر و همراه کانون بوده اند به ویژه به حضور:
- مدیران محترم دادگستری و شورای عالی قضائی استان خصوصا ریاست معظم دادگستری استان، ریاست محترم سازمان بازرسی، مدیریت و معاونین محترم اداره کل ثبت استان، رئیس محترم کمیسیون تقسیم اسناد و نماینده محترم اداره کل امور اقتصادی و دارائی استان در این کمیسیون و همه روسا و نمایندگان محترم ادارات و بانک های دولتی و شهرداری ها که با حمایت های معنوی و قبول زحمات به اجرای شایسته این طرح کمک نموده اند
- و همه همکاران عزیز سردفتر و دفتریار، خصوصا پیشکسوتان و اصحاب حل و عقد که صبورانه و نجیبانه با اجرای دقیق مصوبات کمیسیون، عامل اصلی به بارنشستن زحمات کانون در این شیوه و الگوبرداری دیگر استان ها از این طرح بوده اند
تقدیم می دارد.
2ـ همانگونه که همکاران گرامی مستحضرند مطابق بند 3 کد 744 م ب ث دفاتر اسناد رسمی مکلفند آمار دقیق ماهانه مربوط به اسناد تنظیمی موضوع تقسیم اسناد دولتی را تا پنجم ماه بعد به کمیسیون تقسیم اسناد ارسال نمایند، جهت سهولت در این امر و کاهش رفت و آمدهای غیرضرور در سامانه تقسیم اسناد امکانی فراهم شده است تا دفاتر اسناد رسمی با دریافت "نام کاربری" و "رمز عبور" گزارش مذکور را به صورت سیستمی ارسال نمایند. نظارت بر انجام دقیق این مورد توسط سردفتران محترم مورد درخواست و مستدعی است.
3- کمیسیون تقسیم اسناد با هدف رعایت عدالت و موازنه حق التحریر بین گروه های مختلف اقدام به تغییراتی در حد توان در گروه بندی های سامانه نموده است. بر این اساس از همکاران محترم خواهشمند است با توجه به نامه ارجاعی حاوی کد رهگیری و مطابقت آن با سامانه تقسیم اسناد نسبت به تنظیم اسناد ارباب رجوع وفق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی اقدام نمایند.
4- همکاران محترم دقت نمایند هر کد رهگیری مختص تنظیم یک سند می باشد در صورت ارسال نامه ای حاوی بیش از یک سند موضوع را با مسوولین اجرائی کمیسیون هماهنگ نمایید تا نسبت به اخذ کد رهگیری و تعیین تکلیف آن اقدام گردد. بدیهی است تنظیم اسناد خارج از چارچوب کمیسیون و بدون اخذ کد تخلف محسوب خواهد شد.
5- هیات مدیره کانون ضمن تشکر صمیمانه از جناب آقای محمدامین کاوندی دفتریار محترم دفتر 107 که زحمات بسیاری را در جهت راه اندازی و پایش مستمر سامانه انجام داده اند به تازگی از توانمندی سرکار خانم اسلام پناه دفتریار محترم دفتر اسناد رسمی 94 قم نیز بهره مند گردیده است که از همکاری فعالانه و صمیمانه ایشان نیز تقدیر و تشکر می گردد.
همچنین کانون سردفتران و دفتریاران استان از همه همکاران محترم دفتریار و سردفتر که آمادگی کمک و همکاری با کمیسیون تقسیم اسناد در جهت مدیریت این امر را دارند دعوت می نماید تا مراتب آمادگی خود را به نحو مقتضی به کانون اعلام نمایند.
6- همکاران گرامی می توانند آخرین تغییرات و اطلاعیه های مربوط به کمیسیون تقسیم اسناد را از طریق:
- سایت کانون سردفتران و دفتریاران استان قم و ورود به صفحه کمیسیون تقسیم اسناد به نشانی:            www.qomnotary.ir
- کانال تگرامی کانون سردفتران و دفتریاران استان قم به نشانی:‏                                         https://t.me/qomnotary
- کانال تلگرامی تخصصی سامانه تقسیم اسناد دولتی به نشانی:‏                                 https://t.me/QomNotarySetad   
مشاهده و دریافت نمایند.
همچنین کانون سردفتران و دفتریاران استان آماده دریافت نظرات، انتقادات و پیشنهادات همکاران گرامی در خصوص مباحث تقسیم اسناد و انجام اصلاحات لازم در حدود توان و بضاعت می‌باشد.

با تشکر و تجدید احترام