اطلاعیه کمیسیون تقسیم اسناد

بسمه تعالی

همانگونه که همکاران محترم مستحضر هستند به حول و قوه الهی و به پشتوانه صداقت و همیاری عزیزان سردفتر و دفتریار و به استناد مصوبه شماره 41964/1  مورخ 9/11/1395 کمیسیون تقسیم اسناد، کانون سردفتران و دفتریاران استان به عنوان مجری تقسیم اسناد انتخاب و در این خصوص شیوه جدید تقسیم اسناد از اول اسفند ماه امسال راه اندازی و اجراء گردید.

 علی رغم برگزاری جلسه توجیهی مورخ سی‌ام بهمن ماه در خصوص تقسیم اسناد، جهت تأکید و یادآوری موارد ذیل به اطلاع کلیه همکاران محترم می‌رسد.

1- جهت رعایت سرعت، دقت و عدالت در تقسیم اسناد و همچنین جلوگیری از مراجعات و رفت و آمدهای غیرضرور، نرم افزاری توسط کانون سردفتران و دفتریاران استان قم طراحی و تهیه گردیده و از تاریخ فوق الذکر کلیه ارجاعات اسناد دولتی از طریق این سیستم و با دریافت کد رهگیری صورت می‌گیرد.

2- از تاریخ اول اسفند تنظیم هر گونه سند موضوع کمیسیون تقسیم اسناد شامل اسناد بانک‌ها و ادارات و شرکت‌های دولتی و شهرداری و دوایر اجرای احکام و ثبت و ... خارج از ارجاع سیستم تقسیم اسناد و کد رهگیری معتبر خلاف مقررات و بخشنامه‌های ثبتی بوده و ممنوع می‌باشد.

3- صرف ارجاع سند از سوی ادارات و بانک‌های مذکور مجوزی برای تنظیم اینگونه اسناد نبوده و در صورت مراجعه به دفترخانه، سردفتر موظف است آن را به اداره یا بانک ذیربط عودت و یا جهت سیر مراحل قانونی به واحد تقسیم اسناد مستقر در کانون سردفتران و دفتریاران استان ارسال نماید.

4- از آنجا که در زمان ارجاع، مبلغ اسناد قطعی مشخص نبوده و بالمآل تعیین حق التحریر آن مقدور نمی‌باشد نرم افزار مبلغ مشخصی (که تا پایان امسال چهارصد هزار تومان در نظر گرفته شده است) را برای اسناد مذکور منظور می‌نماید. در این حالت دفترخانه موظف است پس از تنظیم سند، مستند مبلغ سند مذکور (نامه دارائی اخذ شده) را به واحد تقسیم اسناد کانون از طریق ایمیل یا تلگرام ارسال تا حق التحریر تعلق گرفته اصلاح گردد.

5- جهت شفاف سازی و اطلاع کلیه همکاران از نحوه و میزان تقسیم اسناد، همکاران محترم می‌توانند در هر لحظه با مراجعه به سایت کانون سردفتران و دفتریاران استان قم به نشانی www.qomnotary.ir  و لینک کمیسیون تقسیم اسناد در این سایت از چگونگی تقسیم اسناد آگاهی یافته و جهت اطمینان، کد رهگیری اسناد ارجاعی را با سایت مذکور مطابقت نمایند.

6- به موجب قسمت اخیر کد 744 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی دفاتر اسناد رسمی موظفند آمار دقیق ماهیانه مربوط به اسناد مشمول کمیسیون را مطابق فرم ارائه شده در بخشنامه مذکور و با درج کد رهگیری مربوطه حداکثر تا پنجم ماه بعد به دفتر کمیسیون تقسیم اسناد واقع در کانون سردفتران و دفتریاران استان ارسال نمایند. بدین منظور تاکید می‌گردد سردفتران محترم نظارت نمایند در صورت تنظیم اسناد مشمول کمیسیون در سامانه ثبت آنی نسبت به مشخص نمودن و تعیین گزینه مربوط به کمیسیون تقسیم اسناد در قسمت "سایر اطلاعات" اقدام گردد

7- به منظور نظارت بر حسن اجرای تقسیم اسناد و در اجرای ماده 73 قانون دفاتر اسناد رسمی، بازرسان کانون  سردفتران و دفتریاران استان با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی نسبت به بررسی نحوه اجرای آن توسط دفاتر اسناد رسمی اقدام و مراتب را گزارش خواهند نمود.

8- به همکاران محترم تذکر و توجه جدی داده می شود که با تأکیدات مدیرکل محترم ثبت اسناد و املاک استان عدم رعایت تقسیم اسناد به عنوان تخلف از بخشنامه‌های ثبتی محسوب و موجب صدور کیفرخواست و انفصال خواهد بود.

9- از همکاران محترمی که با رعایت مقررات، بزرگ منشانه و نجیبانه ما را در ساماندهی این امر یاری می‌نمایند کمال سپاس و تشکر را داشته و اطمینان خاطر می‌دهد که انجام صحیح تقسیم اسناد در نهایت به سود همه دفاتر استان بوده و برکت معنوی ناشی از رعایت عدالت در این خصوص جبران کاستی‌های ظاهری مادی را خواهد نمود ان شاء الله.

با تشکر و تجدید احترام

محمدرضا  محامد

دبیر کمیسیون تقسیم اسناد استان قم